Succesvolle vPlan implementatie in zes stappen! ✅

Misschien sta je wel op het punt om efficiënter te gaan werken of heb je behoefte aan overzicht in je planning. Met onze gratis trial kun jij ontdekken of vPlan de juiste tool voor jullie is. Ook bieden wij een gratis demo aan waarin we je laten zien hoe eenvoudig je met vPlan kan werken. Eenmaal besloten om aan de slag te gaan met vPlan? Dan gaan we samen met jullie het implementatietraject in. Maar hoe gaat de implementatie precies?

Tips voor een succesvolle vPlan implementatie:

• Maak gebruik van je gratis demo account;
• Definieer en optimaliseer je bedrijfsprocessen;
• Deel jouw pijnpunten van je huidige planning;
• Bepaal van tevoren wanneer je wil en kan gaan starten met vPlan;
• Betrek jouw medewerkers bij het implementatietraject en zorg dat de juiste personen betrokken zijn bij de inrichting;
• Deel de beoogde doelstellingen die je wil behalen met het gebruik van vPlan aan je medewerkers;
• Lees onze blogs om nog meer over vPlan te weten te komen;
• Bekijk ons YouTube-kanaal met korte video's waarin basis functionaliteiten worden uitgelegd.

Hoe lang duurt het om vPlan te implementeren?

We begrijpen dat je snel wilt starten. Daarom begeleiden we je in zes stappen om vPlan optimaal in te richten. De implementatie duurt gemiddeld 12 tot 14 weken, afhankelijk van je processen. Tijdens het traject krijg je twee weken de tijd om zelf met vPlan te testen en te beoordelen of alles naar wens is ingericht. Ontdek hieronder de stappen van ons implementatietraject: 'Getting Started'.

vPlan implementeren: de stappen

Het implementeren van vPlan gebeurt aan de hand van verschillende stappen. Per stap leggen we uit wat het inhoudt en hoe je jezelf kunt voorbereiden.

1. De inventarisatie

We beginnen met een inventarisatie. Hiermee bepalen we de uitgangspunten voor de inrichting. Dit is belangrijke informatie voor onze consultants, hiermee kunnen ze je straks zo goed mogelijk helpen met de inrichting van de planning. Tijdens de inventarisatie nemen we de huidige processen door en brengen we je planwensen in kaart.

Je kunt jezelf voorbereiden op de inventarisatie door alvast na te denken over de volgende vragen:

• Hoe ziet je (huidige) proces eruit?
• Wat zijn de pijnpunten in je huidige planning?
• Wat is je doelstelling met vPlan? Wat wil je bereiken?
• Wie moet je intern betrekken? Wie worden de key-users?
• Wil je de planning delen met de werkvloer?
• Integreer je vPlan met bestaande software? Welke gegevens moeten gesynchroniseerd worden?

Stem voorafgaand aan de implementatie samen af hoe het planproces wordt ingevuld. Met de komst van vPlan wordt het bestaande proces soms aangepast om meer efficiëntie te bereiken. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld zelf hun werkzaamheden bijwerken, terwijl dit eerder door een planner werd gedaan.

2. Technische inrichting

Wij gaan voor jou aan de slag om alles gereed te maken voor de functionele inrichting. We bereiden jouw omgeving voor. Een goede architectuur is belangrijk voor een goede start van vPlan. Back-ups worden ingericht, zodat jouw data veilig kan worden opgeslagen. Daarnaast wordt het abonnement correct ingericht en aangesloten op onze backoffice.

3. Functionele inrichting

Via een online afspraak of afspraak op locatie gaan we samen met de key users de vPlan-omgeving inrichten. Het proces en de planwensen worden vertaald naar oplossingen door onze ervaren consultants. Op basis van de eerste inrichting kan er worden getest met vPlan.

We behandelen de volgende zaken tijdens de functionele inrichting:

• Navigatie binnen vPlan;
• Uitleg van de verschillende weergaven;
• Uitleg van de backlog;
• Uitleg van de mogelijkheden van een kaartje;
• Het plannen van kaartjes;
• Overige specifieke gebruikershandelingen.

Tijdens de inrichting wordt er gebruik gemaakt van 'Best Practices', omdat we al voor honderden bedrijven de planning hebben gedigitaliseerd en weten wat goed werkt voor jouw bedrijfsproces. Door gezamenlijk in te richten leer je ook hoe de configuratie binnen vPlan werkt, zodat je zelfredzaam wordt in de toekomst en zelf eventuele aanpassingen en optimalisaties kan toepassen.

4. Test periode

De inrichting staat klaar, en nu is het tijd om te testen. Het doel is te controleren of alles volledig naar wens werkt binnen jullie processen.

Het is van belang dat je oefent met het aanmaken, inplannen en toewijzen van opdrachten. Probeer een helder beeld te krijgen van hoe je de inrichting wilt gebruiken. Door je huidige planning in vPlan te integreren en intensief te testen, ontdek je of alles optimaal werkt voor jouw situatie.

We geven je de ruimte om zelfstandig aan de slag te gaan. Na twee weken testen bespreken we samen de bevindingen en vervolgstappen.

5. De optimalisatie

Na de test periode, heb je al een beter beeld van de mogelijkheden in vPlan. Op basis van jouw testbevindingen wordt de inrichting verder verfijnd en geoptimaliseerd. We bepalen of de inrichting staat zoals ie moet zijn en brengen verbeteringen aan, maar ook details zoals automatiseringen en notificaties. Ook worden de key users verder getraind. De functionaliteiten worden nog eens goed doorgenomen en we bespreken tips & tricks.

Ook nemen we de werkwijze voor zowel de planners als eventuele werknemers door. Wie doet wat, welke informatievoorziening heeft iedereen nodig? De vPlan app kan hier ook in meegenomen worden. Vervolgens kun je als planner de gehele planning overzetten naar vPlan. Zodra de planning compleet is, kunnen alle gebruikers met vPlan aan de slag.

6. vPlan uitrollen

Nu de planning is gevuld, helpen we om vPlan organisatie breed door te voeren. Waar nodig en indien gewenst vindt een specifieke gebruikerstraining plaats voor de werkvloer. In deze blog geven we je tips en tricks hoe je vPlan succesvol kan uitrollen op de werkvloer.

Nazorg

Na een ruime maand na de livegang maken we een afspraak om de eerste periode te evalueren, je team verder te trainen en waar nodig de vPlan omgeving te optimaliseren.

Ook na de 'Getting Started' staan we voor je klaar. Mocht je vragen hebben dan kun je altijd terecht bij onze support. Blijf op de hoogte van onze nieuwe functionaliteiten en laat je inspireren door onze blogs te lezen. Vergeet niet om je te abonneren op ons YouTube kanaal, hier vind je korte video’s met uitleg over de functionaliteiten binnen vPlan.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en hoe je vPlan succesvol kunt implementeren in jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op via de site of stuur een mailtje naar: sales@vplan.com. Ons team helpt je graag verder om jouw planning naar een hoger niveau te tillen!