Introductie: bouwen in de volle breedte
Fraanje is een toonaangevend aannemersbedrijf met ruim 240 collega’s en een werkgebied dat zich uitstrekt over Zeeland, West-Brabant en Zuid-Holland. Het familiebedrijf is actief in bedrijfsbouw, utiliteitsbouw, luxe woningbouw, prefab, projectontwikkeling en verbouw/service/onderhoud. Deze specialismen zijn binnen Fraanje georganiseerd in afzonderlijke business units, elk met hun eigen focus en team.
Marten van Ruitenburg is manager van de afdeling Verbouw, Service & Onderhoud, waar dagelijks zo’n 65 medewerkers actief zijn. Daarnaast kijkt hij continu hoe processen geoptimaliseerd kunnen worden, en was hij de grote kartrekker achter de zoektocht naar een centrale planningsoplossing.
“We doen alles in de bouw, behalve restauratie. Van een dakkapel tot een hotelverbouwing van een paar miljoen. Dat vraagt om grip op de planning.”
De uitdaging: versnipperde planningen en geen centraal overzicht
Voor vPlan werkte elke business unit met een eigen planner en eigen systeem: Excel, Word, Asta of zelfs pen en papier. Die versnipperde aanpak leidde tot miscommunicatie, inefficiëntie en frustratie. Elke planner gebruikte zijn eigen werkwijze, en er was geen centraal inzicht in de personele bezetting.
Een belangrijke uitdaging: het uitwisselen van personeel tussen de business units. Omdat er geen gedeeld overzicht was, ontstond er al snel verwarring over wie waar stond ingepland of wie überhaupt beschikbaar was.
“Soms stonden er mensen dubbel ingepland of kwam iemand niet opdagen. Dan had een uitvoerder alles geregeld, inclusief een kraan van €1.000 per dag en dan blijkt je man ziek of met verlof. Dat doet pijn.”
Het gebrek aan koppeling met het ERP-systeem AFAS leidde tot miscommunicatie over verlof, ziekte of projectstatussen. Planners moesten veel handmatig bijhouden en besteedden wekelijks uren aan afstemming.
Ook op de werkvloer ontstonden er problemen door het gebrek aan overzicht: “We stuurden monteurs een gigantisch document waarin ze zelf moesten inzoomen om te zien waar ze stonden ingepland. Niet echt ideaal.”
De oplossing: van versnipperd naar centraal plannen
Toen duidelijk werd dat de versnipperde manier van plannen niet langer houdbaar was, besloot Marten het initiatief te nemen. Hij stelde een gedetailleerd Programma van Eisen (PvE) op. Eén vereiste stond met stip bovenaan: een betrouwbare koppeling met AFAS, zodat alle actuele gegevens over verlof, verzuim en projecten automatisch beschikbaar zijn in het planningssysteem.
“Je wilt niet zelf handmatig gaan overnemen. Als iets in AFAS verandert, moet dat direct zichtbaar zijn in je planning. Die koppeling was echt cruciaal voor ons.”
Marten vertelt verder: “We testten meerdere tools, maar die boden vooral projectplanning, terwijl wij juist behoefte hadden aan een capaciteitsplanning op personeelsniveau.
Inmiddels werkt Fraanje met één overkoepelende capaciteitsplanning waarin alle uitvoerende medewerkers (±240 man) staan. Hierin is duidelijk zichtbaar wie wanneer beschikbaar is, en kunnen mensen eenvoudig worden uitgewisseld tussen business units.
Het capaciteitsplanbord geeft niet alleen een totaalbeeld, maar maakt het ook mogelijk om eenvoudig in te zoomen op specifieke onderdelen van de organisatie. “Iedere business unit, zoals service, verbouw of utiliteit, heeft z’n eigen weergave binnen het planbord. Zo zie je als planner alleen de informatie die voor jou relevant is.”
Ook functies zijn makkelijk te onderscheiden. Medewerkers hebben labels meegekregen op basis van hun rol, zoals ‘uitvoerder’ of ‘projectleider’. “Als je wilt weten hoe het zit met de bezetting van de uitvoerders, dan filter je gewoon op dat label.”
De planning is bovendien gekoppeld aan AFAS, waar onder andere verlof en verzuim wordt geregistreerd. Die informatie wordt automatisch meegenomen in het planbord. “We hoeven dat dus niet apart bij te houden. Als iemand met verlof is, zie je dat meteen. Dat voorkomt fouten en dubbel werk.”
Naast het centrale capaciteitsplanbord werkt Fraanje ook met drie aanvullende planborden, elk met een eigen doel:
- Calculatieplanning – voor projecten die nog in de pijplijn zitten
- Prefab/machinale werkplaats – inclusief eigen fases en statussen
- Materieelplanning – voor het inplannen van machines en hulpmiddelen
Tot slot zegt Marten:“We hebben nu één centrale plek waar alles samenkomt. Dat geeft niet alleen overzicht, maar ook rust in de organisatie.”
Resultaten: minder fouten, meer inzicht, hogere efficiëntie
Sinds de overstap naar vPlan heeft Fraanje de personeelsplanning naar een hoger niveau getild. Planners besparen uren per week, monteurs weten precies waar ze moeten zijn, en leidinggevenden hebben realtime inzicht in de bezetting.
De resultaten van de overstap naar vPlan zijn direct merkbaar in de hele organisatie.
✅ Efficiënter plannen: planners besparen tot 6 uur per week
✅ Minder faalkosten: betere afstemming voorkomt fouten, besparen duizenden euro’s per maand.
✅ Meer werkplezier: medewerkers ervaren minder frustratie en weten waar ze aan toe zijn.
✅ Betere data: koppeling met AFAS zorgt voor real-time updates en correcte boekingen
“Als mensen duidelijkheid hebben en hun werk goed kunnen doen, draagt dat bij aan werkplezier. Zeker in een sector met schaarse vakmensen is dat goud waard.”
Hoe Fraanje nieuwe software succesvol implementeert in de organisatie
Omdat Fraanje meerdere afdelingen heeft en met verschillende typen medewerkers werkt, werd de implementatie zorgvuldig gefaseerd aangepakt. Elke afdeling ging apart live, ondersteund door presentaties, handleidingen en interne sessies.
“Voor buitenpersoneel legden we de focus op de app, voor kantoorpersoneel op desktop. En voor planners heb ik een aparte handleiding van 30 pagina’s geschreven, met screenshots en uitleg.”
De flexibiliteit van vPlan zorgt ervoor dat het ook wordt ingezet voor andere doeleinden:
- Calculatieplanning
- Materieelplanning (inclusief bijlagen en communicatie via de kaartjes)
- Prefab (met eigen planbord en faseplanning)
- Innovatieprojecten en contentkalender
Toekomstvisie: van personeelsplanning naar volledig geïntegreerde projectsturing
Bij Fraanje ligt de basis inmiddels stevig: de personeelsplanning staat. Maar de organisatie kijkt al verder vooruit. De volgende stap? Het koppelen van projectplanning aan personeelsplanning, op basis van kostendragers uit AFAS.
“We willen straks vanuit AFAS automatisch een projectplanning genereren, die direct gekoppeld is aan de capaciteitsplanning. Dan heb je nóg beter zicht op de inzet én de financiën.”
Waar nu nog gewerkt wordt met lange planningsbalken per project, wil Fraanje op termijn gedetailleerder gaan plannen: per fase, per activiteit en gekoppeld aan specifieke kostendragers, zoals timmerwerk, afbouw of installaties. Dankzij de flexibiliteit van vPlan weten ze dat dit mogelijk is, het is alleen een kwestie van het juiste moment kiezen.
“We doen dit bewust stap voor stap. We willen collega’s niet overbelasten, maar wél blijven verbeteren.”
Ook het registreren van gewerkte uren op deze kostendragers staat op de planning. Die uren kunnen dan automatisch worden teruggeschreven naar AFAS, wat de nacalculatie en financiële sturing verder versterkt. Daarnaast wil Fraanje gaan onderzoeken hoe vPlan breder ingezet kan worden buiten de bouw. Voor andere processen als IT en marketing bijvoorbeeld.
Ervaring: samenwerking op basis van gelijkwaardigheid
Marten is enthousiast over de samenwerking met vPlan: “Jullie zijn een jong bedrijf dat net als wij goed in de wedstrijd staat. Altijd in ontwikkeling, meedenkend, oplossingsgericht. Dat vind ik prettig. Geen ‘hier is je pakket, succes ermee’, maar echt samen bouwen.”
Ook als er uitdagingen zijn bijvoorbeeld een tijdelijke vertraging door performanceproblemen en een koppeling die uitviel. Word er goed meegedacht naar een oplossing. “Dat soort dingen horen erbij. Belangrijkste is dat we er samen uitkomen, en dat gebeurt.”
Conclusie: vPlan helpt Fraanje vooruit
Met vPlan heeft Fraanje de personeelsplanning naar een hoger niveau getild. Geen versnippering meer, maar overzicht, samenwerking en duidelijkheid voor iedereen. Dat maakt het werk makkelijker én leuker.
“Als je een goed systeem hebt, moet je het ook echt benutten. vPlan is bij ons niet meer weg te denken.”
