Remote teams werkbaar inplannen? Zo doe je dat!

Het verschil tussen aanwezigheid en waarde leveren

Eén van de meest veelvoorkomende fouten in het hedendaagse kantoorleven: plannen alsof aanwezigheid het doel is. Aanwezigheid moet het middel zijn omdat sommige activiteiten fysiek nou eenmaal beter gaan. Denk aan:

• Teambuilding en cultuurmomenten
• Complexere overleggen
• Onboarding en coaching

Alle werkzaamheden die om individuele focus vraagt, kan vaak prima remote. Een onderzoek over hybride werk en de fysieke werkomgeving toont aan dat de omgeving die past bij de activiteit samenhangt met de ervaren productiviteit. Simpel uitgelegd: plan de plek bij het werk en niet andersom.

Dit kun je praktisch opvangen door drie verschillende labels te maken voor alle activiteiten die je gebruikt in je dagelijkse werk.

Focus ➡️ asynchroon, deep work

Samenwerken ➡️ afstemming, creatie, review

Service/field ➡️ klant, locatie, uitvoering

Werk (en plan) volgens een duidelijk ritme

Hybride teams zijn vaak gebaat bij voorspelbaarheid. Een duidelijk ritme voorkomt dat je collega's 'voor niets' naar kantoor komen. Dat hoeft in de praktijk helemaal niet zo te zijn, maar wanneer een medewerker dit zo ervaart is het kwaad vaak al geschied.

Een effectief ritme ziet er zo uit:

• 1 vaste samenwerkingsdag op kantoor per team
• 1 flexdag (kan kantoor of remote. Dit is afhankelijk van het soort werk)
• 2-3 focusdagen (thuiswerken)

Het onderzoek van Stanford waar we al eerder naar refereerden wijst erop dat twee thuiswerkdagen goed kan werken voor productiviteit.

Maak van kantoordagen ook écht samenwerkingsdagen

Heel veel frustratie komt van het volgende: 'iedereen is op kantoor om vervolgens de hele dag in videocalls te zitten.' Dat is eigenlijk voor niemand goed. Je zult merken dat medewerkers in de weerstand schieten omdat ze de meerwaarde van het naar kantoor komen niet zien. Voor de werkgever betekent het vooral dure reistijd met nul voordeel.

Hoe ondervang je zoiets? Eigenlijk best eenvoudig. Stel een aantal basis beleidsregels op. Bijvoorbeeld:

• Kantoordagen: maximaal 20% van de tijd online meetings, voorkeur voor fysieke overleggen
• Remote dagen: focuswerk + geplande online overleggen

Hybride planning moet eerlijk zijn

Hybride plannen voelt pas echt eerlijk als iedereen goed kan meedoen, ongeacht waar je werkt. Dit vraagt om twee principes: afspraken en beslissingen moeten voor iedereen zichtbaar zijn en je komt alleen op kantoor als dat écht iets oplevert. Minstens zo belangrijk: erken dat hybride werken niet voor elke functie even makkelijk is. Sommige collega's kunnen bijna altijd thuiswerken terwijl anderen door klantbezoek of bezetting op kantoor minder flexibiliteit hebben. Als je daar niks mee doet, kunnen collega's zich achtergesteld voelen.

Alles wat belangrijk is, staat op één plek

Zorg dat informatie niet blijft hangen bij mensen die toevallig vaker op kantoor zijn. Daar zijn een aantal duidelijke werkafspraken voor nodig:

• Beslissingen zet je altijd op papier: bijvoorbeeld in het CRM of in notulen
• Iedere meeting heeft een uitkomst: wat is de volgende stap, wie doet wat en wanneer is het klaar?
• Documenten zijn leidend: niet 'wie was erbij' maar 'wat staat er vastgelegd?'

Zo voorkom je dat collega's die onderweg zijn of bij klanten zitten informatie missen en hoef je minder te herhalen. Efficiënter werken dus!

Alleen naar kantoor met een reden

Om ervoor te zorgen dat collega's die graag thuiswerken niet in de weerstand schieten, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Kom alleen naar kantoor als je:

• Samen iets gaat maken (bijvoorbeeld plannen uitwerken)
• Sneller knopen wilt doorhakken bij complexe onderwerpen
• Onboarding, coaching of lastige gesprekken
• Momenten met veel afstemming hebt

En nu praktisch: van vraag naar rooster

We schetsen nu een praktisch stappenplan om je remote-teams in te plannen. Daarbij werken we van vraag naar rooster! Eerst kijken we naar wat er gedaan moet worden (vraag), daarna hoeveel tijd je beschikbaar hebt (capaciteit) en pas dan gaan we plannen.

1. Vraag: wat moet er gebeuren

Dit is alle werkdruk die op je team afkomt. Bijvoorbeeld: klantafspraken, aantal leads dat moet worden opgevolgd, offertes die de deur uit moeten etcetera.

2. Capaciteit: hoeveel tijd en mensen heb je?

Helaas is capaciteit niet zo simpel als 8 uur per dag. Je moet ook rekening houden met dingen als: reistijd, overleggen en vaste teammomenten, administratie en opvolging, onvoorziene dingen en parttime, verlof en ziekte.

3. Plannen: hoe verdelen we het werk slim over de week?

Pas als je stap 1 en 2 inzichtelijk hebt, gaan we plannen. Wie doet welke klantbezoeken? Welke dag is teamdag op kantoor en waar liggen de prioriteiten?

Uiteindelijk levert deze aanpak meer tijdwinst op. Je zult merken dat je minder bezig bent met last-minute verschuivingen en je de klant een realistischere tijdsbelofte doen.

Remote werken is een toevoeging ... als je het op de juiste manier inzet

Bedrijven die hybride werken & hybride plannen serieus nemen, winnen op drie fronten:

1. Commercieel: snellere opvolging, minder ruis en een betere klantervaring
2. Operationeel: hogere voorspelbaarheid en betere bezetting
3. Menselijk: minder burn-out triggers, meer zelfstandigheid en meer retentie

Vooral het belang van het laatste onderdeel willen we nog eenmaal onderstrepen. Hybride werken kan de uitstroom verlagen zonder productiviteit te schaden, laat het Stanford onderzoek zien.